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自分でできる戸籍謄本の取り寄せ方法

パスポート申請にあたり、事前に日本から戸籍の取り寄せが必要になる場合があります。ご実家に頼む、行政書士に有償で代行を依頼するといった方法がありますが、ご自身で郵送により取り寄せることもできますので、今回はその方法をまとめました。ご参照ください。

【目次】
1.      パスポート申請時に戸籍謄(抄)本が必要になる場合
2.      自分でできる戸籍謄(抄)本の取り寄せ方法
3.      戸籍謄本と戸籍抄本の違い

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1.パスポート申請時に戸籍謄(抄)本が必要になる場合

パスポートの有効期間満了に伴う切り替え発給の場合、原則として戸籍謄(抄)本の提出を省略できますが、領事館において戸籍の確認が必要であると判断する場合には提出を求められることがあります。

具体的な例として、次の場合には6ヶ月以内に発行された戸籍謄(抄)本1通が必要ですので、時間に余裕をもって用意しましょう。

*現在持っているパスポートの有効期限が過ぎてしまっている場合
*記載事項に変更がある場合(婚姻に伴う姓や本籍地の変更など)
*新たに外国式の名前の表記(非ヘボン式氏名表記、別名併記)を希望する場合

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2.自分でできる戸籍謄(抄)本の取り寄せ方法

戸籍謄(抄)本の取り寄せは自分で行うこともできます。こちらにその方法をまとめました。私の経験では、概ね2週間で入手することができています。

説明文中「現在」とあるのは、本日2014年8月11日現在です。

(1)     本籍地の市町村役場のホームページを見る。(例:東京都品川区)

戸籍等証明書に関する案内
http://www.city.shinagawa.tokyo.jp/hp/page000001500/hpg000001406.htm

海外からの戸籍郵送請求方法
http://www.city.shinagawa.tokyo.jp/ct/other000022600/kaigaiyuusou.pdf

請求先役場のホームページに詳しい案内がない場合は、電話で役場の戸籍係と連絡をとるとよいでしょう。

(2)     役場のホームページ上から郵送請求書をダウンロードし、記入する。

(3)証明書発行手数料を調べる。
戸籍謄(抄)本は、現在、1通450円です。おおむね全国一律料金ですが、自治体ごとに条例で定めてよいことになっており、将来、金額が変更される可能性もあります。請求先役場のホームページで最新の金額を確認してください。

(4)本人確認及び外国の現住所確認の書類をコピーする。
パスポートの写真ページと運転免許証のコピーがあれば確実ですが特に指定されていない場合は請求先の役場に電話で確認しましょう

(5)返信用封筒を用意する。
封筒に自分の返信先を記入します。役場の担当者がそのまま投函できるよう送付先の国名(USA)と航空便の指定(Air Mail)を大きめの文字で書くことを忘れないようにしましょう。

(6)返信の郵送料を調べる。
現在、定形封筒で50グラムまでの航空便なら190円、少しオーバーすると260円かかります。戸籍謄本のページ数が4~5枚程度であれば、最低金額の190円で足りるでしょう。

手元に日本の郵便切手がある場合は、返信用封筒にあらかじめ切手を貼ります。

書留などを利用したい場合は、下記のサイトから調べてください。

日本郵便-国際郵便-料金・日数を調べる
http://www.post.japanpost.jp/cgi-charge/

(7)証明書発行手数料と返信郵送料を合計した金額をドルに換算する。
上述の例の場合、証明書発行手数料450円+返信郵送料190円=640円になります。返信用封筒に切手を貼付した場合は、返信郵送料は不要です。

ニュースで日本円と米ドルの為替相場を調べます。例えば、本日現在では1ドル約102円です。日本で受け取る際のレートはこの金額より2パーセント近く目減りしますから、今回は約100円で計算します。

(計算式)640円÷100円=6.40ドル

約7ドルあれば足りるという計算になりますが、為替変動や重量オーバーを考えて、9-10ドルくらい用意します。お釣りは日本の郵便切手で返送してもらえ、次回使用することができます。

(3)     郵便局で国際郵便為替(International Postal Money Order)を作る。

郵便局へ行き、9-10ドル分の国際郵便為替を作りたいと申し出ます。

国際郵便為替は作成時に手数料(現在$4.50)がかかりますが、受け取り時には手数料は引かれません。

(9)送付書類を揃えて封筒に入れ、投函する。

国際郵便料金(現在$1.15)分の切手を貼った封筒を用意します。宛先は、請求先役場のホームページなどで確認して記載します。

定形外の封筒を使用する場合、書留にしたい場合などの料金は、USPSのサイトで確認してください。
http://postcalc.usps.com/

請求書、返信用封筒、国際郵便為替、本人・住所確認書類の4点を確認し、封筒に入れます。請求書は折ってもかまいません。料金不足や記載間違いの場合の連絡先(Eメールなど)と用件(10月にニューヨークで旅券申請すること)を書いたカバーレターを添えると、より確実でしょう。

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3.戸籍謄本と戸籍抄本の違い

「戸籍謄本」とは、戸籍の原本に記載されている事項のすべてをコピーしたもので、同じ戸籍に記載されている家族全員分の証明となります。電子化された戸籍では、「全部事項証明」と呼んでいます。

「戸籍抄本」とは、戸籍の一部を抜粋して証明したものです。ご自分一人だけのパスポート申請であれば抄本(一部事項証明)で足ります。

同じ戸籍に入っている家族が同時にパスポートを申請する場合は、戸籍謄本1通で足ります。

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